Znáte ten moment? Klíčový zaměstnanec podává výpověď a vy si uvědomujete, že spolu s ním odchází roky zkušeností, specifických postupů a neformálních znalostí, které nikde nejsou zdokumentované. Zaškolení nástupce trvá měsíce a během té doby narážíte na problémy, o kterých nikdo nevěděl, že je váš odcházející kolega řešil.

Photo by Matheus Bertelli

Tohle není výjimečná situace. S odchodem generace Baby Boomers do důchodu tento problém narůstá. A čím specializovanější vaše firma je, tím bolestivější ztráta know-how může být.

Dobrou zprávou je, že dnes máme nástroje, jak toto know-how systematicky zachytit, strukturovat a předat dál – rychleji a efektivněji než kdy předtím. Kombinace promyšleného procesu a AI technologií dokáže proměnit znalosti „v hlavách“ ve firemní konkurenční výhodu.

Co se stane, když know-how aktivně neřešíte?

Když firmy neinvestují do zachycení a předávání znalostí, často čelí těmto výzvám:

• Prodloužený onboarding: Noví zaměstnanci tápou, protože neví, na koho se obrátit a kde najít informace
• Opakování stejných chyb: Řešíte problémy, které už někdo v minulosti vyřešil, ale řešení se ztratilo
• Kritická závislost: Když klíčový člověk onemocní nebo je na dovolené, některé procesy se zastaví
• Fragmentované znalosti: Každý dělá věci trochu jinak, protože chybí standardizované postupy
• Ztráta kontinuity: S každým odchodem začínáte částečně od nuly

Řešení: 10 kroků, jak systematicky pracovat s interním know-how

Ukážeme vám osvědčený postup, který kombinuje lidský přístup s možnostmi AI. Celý proces je realizovatelný během několika týdnů až měsíců, v závislosti na velikosti vašeho týmu.

KROK 1: Mapování interního know-how

Co dělají lidé:

Organizujete workshopy s týmy a individuální rozhovory s vedoucími. Ptáte se na základní otázky: „Kdo v týmu drží kritické znalosti? Co by se stalo, kdyby tento člověk zítra odešel? Které procesy jsou nejméně zdokumentované?“ Jen lidé dokáží zachytit kontext, vztahy a neformální hierarchie znalostí, které v organizaci skutečně fungují.

Co dělá AI:

Nahrávky z workshopů automaticky přepíše (nástroje jako Otter.ai nebo vestavěné funkce MS Teams), vytáhne klíčové pojmy a může vytvořit vizuální znalostní mapu. Během krátké doby máte strukturovaný přehled, kde se kritické know-how nachází a kdo ho vlastní.

Praktický tip:

Připravte si sadu zaměřených otázek:

1. Které znalosti jsou pro nás kritické?
2. Kdo konkrétně je má?
3. Jsou tyto znalosti někde zdokumentované?
4. Co by nás stálo jejich ztráta?
5. Kdo je realisticky může předat dál?

Nahrajte diskuzi a využijte AI k vytvoření první verze mapy znalostí.

Výstup: Mapa kritického know-how s identifikovanými riziky a prioritami

KROK 2: Identifikace klíčových expertů

Co dělají lidé:

Vedoucí nominují experty na základě praktické zkušenosti. HR může provést krátký průzkum mezi kolegy: „Na koho se nejčastěji obracíte, když potřebujete pomoct s konkrétní oblastí?“ Tato peer nominace často odhalí skutečné experty, kteří nejsou nutně v manažerských pozicích.

Co dělá AI:

Dokáže analyzovat projektovou dokumentaci, interní komunikaci (Slack, Teams, emaily) a identifikovat „skryté experty“ – zaměstnance, na které se ostatní často obracejí, i když nejsou formálně označeni jako experti. Tato analýza může odhalit talenty, které byste jinak přehlédli.

Praktický tip:

Porovnejte výsledky z lidského průzkumu a AI analýzy. Často objevíte cenné lidi, kteří nejsou vidět – například člena týmu, který už vyřešil stovky technických problémů, nebo koordinátora, který reálně drží pohromadě celé procesy, aniž by to bylo v jeho náplni práce.

Výstup: Seznam expertů s profilem jejich znalostních domén a dostupností

KROK 3: Výběr a nominace interních lektorů

Co dělají lidé:

Osobně oslovíte nominované experty. Vysvětlujete přínos pro ně (uznání, rozvoj prezentačních dovedností, budování osobní značky) i pro firmu. Zajistíte podporu vedení a vyjasníte očekávání. Je klíčové, aby lektor roli přijal dobrovolně a cítil se v ní dobře.

Co dělá AI:

Systém doporučení může analyzovat kombinaci faktorů: odbornost + komunikační schopnosti (např. z hodnocení minulých prezentací nebo školení) + kapacitní dostupnost. Pomůže vám identifikovat kandidáty s nejlepšími předpoklady.

Praktický tip:

Technologie je jen nástrojem na předvýběr. Klíčové je osobní setkání s kandidátem. Motivace, osobní přístup a chuť sdílet znalosti rozhodují o úspěchu mnohem víc než samotné technické dovednosti. Ukažte expertovi, že si jeho znalostí vážíte a že má vaši plnou podporu.

Výstup: Skupina angažovaných interních lektorů připravených sdílet své know-how

KROK 4: Vytěžení know-how a zpracování

Co dělají lidé:

Vedete strukturované rozhovory s experty. Ptáte se na procesy, časté chyby, osvědčené postupy, tacitní znalosti („Co děláte automaticky, aniž byste o tom přemýšleli?“). Externí facilitátor nebo HR partner často vidí souvislosti, které expert považuje za samozřejmé a nezmíní je.

Co dělá AI:

Přepíše rozhovor, identifikuje klíčové informace a vytvoří první strukturu: osnovu školení, checklisty, metodické karty, seznam častých otázek. Nástroje jako ChatGPT nebo Claude dokáží z hodinového rozhovoru vytvořit přehlednou osnovu během minut.

Praktický tip:

Nahrajte rozhovor v klidném prostředí s kvalitním mikrofonem. Zadejte AI konkrétní instrukci: „Vytvoř osnovu půldenního školení, identifikuj 5 nejdůležitějších postupů a vygeneruj seznam častých chyb“ z tohoto rozhovoru. Získáte okamžitě první pracovní verzi, kterou poté expert pouze doplní a zkontroluje.

Výstup: Strukturovaná osnova vzdělávacího obsahu + podpůrné materiály

KROK 5: Příprava a školení interních lektorů

Co dělají lidé:

HR nebo zkušený lektor poskytuje mentoring: jak strukturovat prezentaci, jak zapojit účastníky, jak si poradit s těžkými otázkami, jak pracovat s dynamikou skupiny. Nácvik před malou skupinou důvěryhodných kolegů pomůže překonat nervozitu a získat jistotu.

Co dělá AI:

Virtuální kouč v podobě AI avatara (například nástroje jako Yoodli nebo Poised) může simulovat publikum, hodnotit tempo řeči, identifikovat nadužívání výplňových slov nebo sledovat, jak moc se díváte do kamery. Poskytuje okamžitou zpětnou vazbu bez stresu z lidského publika.

Praktický tip:

Nechte lektora natrénovat klíčové části prezentace před AI avatarem několikrát. Získá konkrétní zpětnou vazbu, kterou může okamžitě aplikovat. Následně nacvičte celou prezentaci před živými kolegy, kteří poskytnou obsahovou zpětnou vazbu a podporu.

Výstup: Připravený a sebevědomý lektor schopný vést první školení

KROK 6: Návrh vzdělávací architektury a kurikul

Co dělají lidé:

Definujete strategické priority: Co je pro firmu dlouhodobě kritické? Jaké jsou kariérní cesty ve firmě? Jak na sebe navazují znalosti různých expertů? Rozhodnete o vhodných formátech: workshop, e-learning, mentoring, job shadowing.

Co dělá AI:

Může analyzovat existující vzdělávací obsah, identifikovat mezery v kompetencích týmu a navrhnout logickou strukturu kurzů. Například: „Zaměstnanci v této roli potřebují nejprve zvládnout základy A a B, poté mohou postoupit k pokročilejším tématům C.“

Praktický tip:

Zadejte AI svoje firemní cíle a požadované kompetence pro klíčové pozice. Nechte ji vygenerovat několik variant vzdělávací architektury (základní cesta, pokročilá, expertní). Vyberte strukturu, která nejlépe odpovídá vaší realitě, a upravte ji podle potřeby.

Výstup: Vzdělávací architektura propojující různá témata a úrovně

KROK 7: Tvorba studijních materiálů

Co dělají lidé:

Expert reviduje veškerý obsah z hlediska přesnosti, aktuálnosti a relevance. Přidává reálné příklady z firemní praxe, případové studie a příběhy, které materiál oživí a učiní autentickým. Zajišťuje, že terminologie odpovídá firemnímu jazyku.

Co dělá AI:

Umí rychle generovat texty prezentací, návrhy infografik, testové otázky, osnovy případových studií. Může překládat obsah do různých jazyků pro mezinárodní týmy. Z kostry osnovy dokáže vytvořit podrobný studijní materiál, který pak expert pouze zkontroluje a doplní.

Praktický tip:

Vytvořte velmi podrobnou osnovu s klíčovými body, které materiál MUSÍ obsahovat. Zadejte AI: „Vytvoř studijní text, používej praktické příklady, každou kapitolu zakonči cvičením pro ověření pochopení.“ První návrh budete mít za zlomek času, který byste strávili psaním od nuly.

Výstup: Kompletní sada studijních materiálů (prezentace, pracovní listy, testy, případové studie)

KROK 8: Digitalizace obsahu a příprava e-learningu

Co dělají lidé:

Navrhnete uživatelskou zkušenost: jak má kurz vypadat, jaké interakce použít, jak zajistit, aby ladil s firemní kulturou (formální vs. neformální tón, používání gamifikace?). Testujete s malou skupinou a získáváte zpětnou vazbu.

Co dělá AI:

Specializované nástroje (například Synthesia pro AI videa nebo Articulate 360 s AI funkcemi) dokáží převést dokumenty do interaktivního e-learningu. Vytvoří adaptivní kvízy, kde se obtížnost přizpůsobuje úspěšnosti účastníka, personalizované vzdělávací cesty nebo automatické titulky a přepisy pro zpřístupnění obsahu.

Praktický tip:

Vyzkoušejte moderní nástroj, který dokáže z PowerPoint prezentace vytvořit interaktivní kurz během minut. Přidejte do každého modulu několik interaktivních prvků (kvíz, simulace, krátké video), které zvýší zapojení účastníků.

Výstup: E-learningový kurz připravený k nasazení ve vašem LMS systému

KROK 9: Pilotní ověření vzdělávacího programu

Co dělají lidé:

Facilitujete pilotní běh s menší skupinou účastníků z cílové skupiny. Aktivně sbíráte zpětnou vazbu během i po kurzu: Co fungovalo? Co bylo nejasné? Jaká je optimální délka a tempo? Lektoři získávají cennou praxi v bezpečném prostředí.

Co dělá AI:

Vyhodnocuje data z LMS: míra dokončení jednotlivých modulů, čas strávený v různých částech kurzu, úspěšnost v testech, místa, kde účastníci „vypadávají“ nebo se vracejí zpět. Vytváří vizualizace a pomáhá identifikovat problematické části obsahu.

Praktický tip:

Po každém modulu nebo sekci dejte účastníkům rychlý micro-feedback (3 otázky, 2 minuty). Data vizualizujte pomocí AI a sdílejte zpět s pilotní skupinou: „Většina z vás oceňuje praktická cvičení, ale tato kapitola byla hodnocena jako příliš abstraktní.“ Účastníci se tak cítí součástí procesu zlepšování.

Výstup: Validovaný program s konkrétním seznamem doporučených úprav

KROK 10: Vyhodnocení pilotu, ladění a plné nasazení

Co dělají lidé:

Společně analyzujete všechny výsledky a zpětnou vazbu, rozhodnete o finálních úpravách obsahu i procesu. Připravíte komunikační kampaň pro oficiální spuštění programu napříč firmou. Zajistíte kontinuální podporu lektorů (supervize, komunita praxe, sdílení zkušeností).

Co dělá AI:

Připraví automatické reporty shrnující klíčové metriky: míra dokončení, průměrná hodnocení, nejvíc oceňované části, náměty na zlepšení. Může navrhnout konkrétní optimalizace na základě dat: například kde zkrátit obsah nebo kde přidat více cvičení.

Praktický tip:

Využijte AI k vytvoření „launch checklistu“ a timeline pro plné nasazení do organizace. Vytvořte jednoduchý dashboard s klíčovými metrikami (počet účastníků, hodnocení spokojenosti, aplikace v praxi) a sledujte je pravidelně.

Výstup: Plně nasazený vzdělávací program s nastavením měření dopadu

Co vám tento přístup přinese?

Firmy, které systematicky pracují se zachycením a sdílením interního know-how, typicky zaznamenávají řadu pozitivních dopadů:

✅ Zkrácení onboardingu – noví zaměstnanci se zorientují rychleji, protože mají přístup ke strukturovaným znalostem

✅ Úspora času – znalosti není třeba hledat u různých lidí, jsou dostupné na jednom místě

✅ Snížení závislosti – kritické procesy nejsou závislé pouze na jednom člověku

✅ Vyšší angažovanost – zaměstnanci vidí, že firma investuje do jejich rozvoje a váží si jejich znalostí

✅ Posílení employer brandingu – systematický přístup k rozvoji přitahuje talenty

✅ Kontinuita při změnách – při odchodech nebo změnách v týmu není třeba začínat od nuly

Přesné dopady závisí na specifické situaci vaší firmy, její velikosti a odvětví. Klíčové je, že začnete systematicky pracovat se znalostmi jako s aktivem.

Lidé + AI = budoucnost firemního vzdělávání

Síla tohoto přístupu není v nahrazení lidí technologií. Je v inteligentní kombinaci.

Lidé přináší kontext, empatii, schopnost vyprávět příběhy a autenticitu. Rozumí nuancím firemní kultury a dokáží předat tacitní znalosti, které se nedají snadno popsat slovy.

AI zrychluje zpracování informací, pomáhá odhalovat skryté vzorce, umožňuje rychlou tvorbu obsahu ve velkém měřítku a personalizuje vzdělávací zkušenost pro různé učební styly.

Společně vytvářejí systém, který:

• Uchovává kritické know-how před jeho nenávratnou ztrátou
• Demokratizuje přístup ke znalostem napříč celou firmou
• Zkracuje čas potřebný k tomu, aby byl nový člověk produktivní
• Buduje kulturu kontinuálního učení a sdílení
• Činí znalosti viditelné, přenositelné a využitelné

Jak začít?

Není třeba implementovat všech 10 kroků najednou. Začněte malým pilotem:

První týden: Identifikujte 1-2 kritická místa, kde by ztráta know-how nejvíc bolela

Druhý týden: Domluvte si strukturovaný rozhovor s klíčovým expertem

Třetí týden: Nahrajte rozhovor a využijte AI k vytvoření první osnovy obsahu

Nepotřebujete dokonalý plán. Potřebujete začít a učit se průběžně.

Každý krok, který uděláte směrem k zachycení vašeho interního know-how, je investice do budoucnosti vaší firmy. Čím dříve začnete, tím méně cenných znalostí ztratíte a tím silnější organizaci budete budovat.

Potřebujete podporu?

Proces zachycení a sdílení know-how vyžaduje jak metodické know-how, tak facilitační schopnosti. Pokud hledáte partnera, který vám pomůže, jsme tu pro vás.