Multifiremní e-learning na míru pro ARPIS a.s.

Jak jsme vyvinuli jeden škálovatelný vzdělávací systém pro zaměstnance několika klientských firem

Společnost ARPIS a.s. je specialistou na BOZP, PO a podnikovou ekologii. Obrátila se na nás se specifickým požadavkem: navrhnout a vytvořit komplexní e-learningový systém pro vzdělávání zaměstnanců. Ne však zaměstnanců samotného ARPISu, ale zaměstnanců jejich klientů – tedy firem, o které se ARPIS a.s. stará.

Nešlo o běžnou implementaci našeho LMS, ale o e-learning na míru pro firmy s vlastní architekturou přizpůsobenou reálnému provozu.

Bylo potřeba navrhnout architekturu, napsat vlastní kód a otestovat desítky scénářů reálného provozu.

Technologie, které jsme využili



WordPress



Divi



LearnDash



Vlastní kód

Při vývoji jsme zvolili technologie WordPress, Divi a LearnDash. Jde o rozšířené a dlouhodobě prověřené nástroje, které klientovi dávají jistotu i do budoucna.

Systém není závislý na jedné agentuře ani na proprietárním řešení — pokud by se cokoliv změnilo, může na něj bez problémů navázat jiný dodavatel nebo interní tým.

Klient tak není uzamčený v takzvaném "vendor locku" a má nad svým řešením plnou kontrolu.

Zadání a výchozí stav

ARPIS a.s. chtěl převést část prezenčních školení do online podoby. Zároveň ale potřeboval, aby:

jedna platforma obsluhovala více klientských firem,
personalista spravoval pouze svou firmu,
bylo možné dlouhodobě systém rozšiřovat.

Proč nestačilo standardní LMS

Běžná LMS řešení počítají s jednou organizací. V tomto případě ale šlo o B2B model, kde:

jeden provozovatel (ARPIS a.s.),
spravuje desítky nezávislých firem,
s vlastními uživateli, kurzy a certifikáty.

To vyžadovalo vlastní datovou logiku, role, oprávnění a automatizace.

Klíčové funkce multifiremního LMS

E-learning na míru pro ARPIS a.s. jsme realizovali jako multifiremní e-learning, který zajišťuje bezpečné oddělení dat jednotlivých firem, přehlednou správu rolí a automatickou certifikaci školení včetně hlídání jejich platnosti.



Role, skupiny a podskupiny

Navrhli jsme vlastní strukturu skupin a podskupin, které reflektují reálné členění firem (dělníci, administrativa apod.).



Certifikace a platnost školení

Každý účastník musí získat certifikát s omezenou platností a být včas upozorněn na nutnost opakování kurzu.



Oddělení firemních dat

Bylo nutné zajistit, aby personalisté a uživatelé viděli pouze svou firmu, i když se fyzicky nachází v jedné databázi.

Návrh architektury a vlastní vývoj

Základem řešení byl LearnDash, který jsme ale museli výrazně rozšířit pomocí vlastního kódu.

Klíčové úpravy:

vlastní logika oddělení firem v databázi
role „personalista“ jako správce vlastní organizace
automatické přiřazování uživatelů do skupin
filtrování statistik pouze na úroveň jedné firmy

Velká část projektu byla o návrhu, testování a ladění okrajových scénářů, které v běžných implementacích vůbec nenastávají.

Automatizovaná struktura uživatelů

Navrhli jsme systém, kde:

personalista vytvoří nového zaměstnance,
uživatel je automaticky zařazen do hlavní skupiny firmy,
následně do podskupin podle role,
a automaticky získá přístup k relevantním kurzům.

Tím se minimalizuje chybovost a zátěž administrátorů.

Kontrola dat a kapacity

Pomocí vlastního kódu jsme:

omezili maximální počet uživatelů v systému,
zajistili správné zobrazování počtů uživatelů pouze za danou firmu,
zabránili nechtěnému přístupu k cizím datům.

Automatické certifikáty a časově řízené notifikace

LearnDash standardně pracuje s omezenými možnostmi certifikátů a notifikací.

Proto jsme řešení navrhli a doprogramovali na míru.

Generování certifikátů

jeden univerzální certifikát
automatické doplnění jména, firmy a data
informace o platnosti certifikátu
certifikát je automaticky opatřen podpisem odpovědných osob ARPIS a.s.

Uživatel si certifikát stáhne okamžitě po splnění kurzu.

Notifikace & Cron úlohy

serverové Cron úlohy v 10min intervalech
notifikace po splnění kurzu
upozornění před koncem platnosti školení
automatická nutnost opakování kurzu

Tato část vyžadovala dlouhé testování a komunikaci s podporou LearnDash.

Testování, iterace a ladění detailů

Významnou část projektu netvořilo samotné programování, ale:

desítky hodin testování různých scénářů
simulace chování různých typů firem
ladění oprávnění, notifikací a okrajových stavů
úpravy podle reálného provozu klienta

Cílem bylo vytvořit systém, který bude dlouhodobě stabilní, srozumitelný a rozšiřitelný.

Proč nás tenhle projekt bavil

Protože to nebyla jen instalace pluginu. Byla to kombinace analýzy, architektury, vývoje, testování a optimalizace, kde technologie skutečně řeší konkrétní byznysový problém.

Nejdůležitější je, když je klient spokojený

Vymysleli jsme si něco, co na trhu není, nebo jsou to zbytečně robustní řešení za naprosto nesmyslné náklady (pro naše účely). Trochu jsme si už zoufali, fakt... až kolegyně našla MenSeek.

Jeden mail, jedno spojení na dálku - vysvětlili jsme, co chceme, co to má umět, co tam nechceme atd. Chlapi se zamysleli a přinesli řešení, které vystřihli nám na míru. Všechny schůzky (vzdálené) byly neuvěřitelně pohodové, věcné, byla i dost legrace.

Projekt měl drobné zdržení, protože některé vývojové kroky jsme museli i my zvažovat z hlediska funkcionalit. Teď máme, co jsme chtěli, za domluvené peníze a v naprosté parádě. Tím ale s MenSeekama rozhodně nekončíme 😉

Ing. Jakub Čepelák

ARPIS a.s.

Radka Barchánková, MBA